【ビジネス英語メール】英文メール　日程調整で使える例文　（候補日の提案など）

みなさん、こんにちは！数多くのビジネス英語メールブログがある中で、こちらにご訪問頂きありがとうございます。今回は、英語の日程調整やりとりメールに使える例文をご紹介したいと思います。

ビジネス英語メールには「お世話になっております」「何卒宜しくお願い申し上げます」を英語で伝えることはありません。伝えたい条件を短く分かりやすくすることが最も大事です。ただ、英語にも「丁寧に伝える」という部分がありますので、それを盛り込んでお伝えしたいと思います。

海外のIT企業A社の営業マン3名が、日本にある日系企業Ｂ社のＩＴ戦略部チーム3名とオンラインでキックオフミーティングを設定したいということになりました。日本側3名からの希望日程は既に確認済みであることと、先方とチーム側のファーストコンタクトも済んでいるのでプロジェクトやミーティングの趣旨や内容も双方で把握済み、あとは日程調整だけというシチュエーションです。チームアシスタントの山田花子さんは先方のJamesさんにコンタクトします。

こちらの日本文を英語にしたいと思います。

件名：オンラインキックオフミーティング日程調整　（Ｂ会社ＩＴ戦略部）

ジャームズ様
Ｂ会社ＩＴ戦略部のチームアシスタント花子と申します。御社と弊社のキックオフミーティングにつきましてメールをさせて頂いております。今回はお時間を頂きましてありがとうございます。

以下の候補日の中でご都合可能1時間枠を選んで頂けないでしょうか？ 
12月6日　19時から20時（ニューヨーク時間）/Zoom
12月15日　18時から20時（ニューヨーク時間）/Zoom
12月17日　12時から13時（ニューヨーク時間）/Zoom

もし他の日程を調整するべきでしたら、返信にて教えて頂ければ幸いです。
準備の都合上、12月5日までにお返事をいただけますでしょうか。

キックオフミーティングの提案議題を添付させて頂きます。

ありがとうございました。

B株式会社
IT戦略部
チームアシスタント　山田花子

英語にしてみます。

Subject ：Online kick-off meeting arrangement (IT strategy division, B company)  

Dear Mr. James,

I am writing this email to arrange an online kick-off meeting for our project. My name is Hanako, a team assistant of IT strategy division on B company. And this is to thank you for giving us the opportunity to have a time.
ポイント：自己紹介を簡単に入れて、お時間を頂きありがとうございますと入れると良いでしょう。

Would it be possible to choose 1 hour slot work for you as below?
ポイント：候補日は必ず箇条書きにして会議時間・ツール・先方先の時間の記載も忘れずに！

Dec 6th 19:00 to 20:00 (NY time) / Zoom
Dec 15th 18:00 to 19:00 (NY time) / Zoom
Dec 17th 12:00 to 13:00 (NY time) / Zoom

If you have any other slots to be arranged, advise me by return. 
Would you respond to this invitation by Dec 5th so we can finalize our arrangements by then?
Please find enclosed our proposed agenda.
ポイント：候補日がNGな場合は他候補日の提案をして頂くことと、添付資料があるときは送りましょう。

Thank you so much

Best Regards,
Hanako Yamada

日程いかがでしょうか？のみを伝えられる例文

都合が可能かどうかだけを聞く場合もあると思います。そんなときはWould beの組み合わせを使うことで、相手に伝えるとても丁寧なニュアンスを出せますのでオススメします。

・Would you be able to make yourself available for a one- hour interview at 1030am on Feb 28th?
2月28日10時半に1時間の面談は可能でしょうか？

・Would it be possible for us to schedule a meeting this week to discussing progression of IT strategy?
今週、私たちとIT戦略プロジェクトの進捗について話せるミーティングを予定して貰うことは可能でしょうか？

・It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with us either on the afternoon of July 22 or on the morning of July 23.
私達との話し合いに、７月22日の午後または７月23日の午前中のいずれかご都合のよろしい日をご指定いただけると誠に幸いです。

・Could you kindly name a couple of dates that will be convenient for you in 5 days time between April 24 – 28?
4月24日から28日の5日間で、ご都合の良い日時を２、３指定頂けますか？

いかがでしょうか？

外国にある企業への日程調整メール例文をまとめてみました。日本人が書く英文にも特徴があり、もともと丁寧な表現が多いと言われます。今回は学んで損は無いビジネス英語メールの例文集も楽天やアマゾンからご紹介したいと思います。

最後まで読んで下さってありがとうございます。
引き続きまたビジネス英語メールについて書いていきたいと思います。