みなさん、こんにちは！数多くのビジネス英語メールブログがある中で、こちらにご訪問頂きありがとうございます。今回は、英語で「社内会議のキャンセル（中止・延期・リスケ）の通知」の場合と、アポイント等お客様相手に「キャンセルのお伝え・ご連絡」例文をご紹介したいと思います。
登場人物は、日本にある日本企業のIT戦略部チームでチームアシスタントして働いている山田花子さん
花子さんの業務で必要なビジネス英語メールを使用しているという設定です。
花子さんの会社は社内の1/4の社員が外国籍社員です。
やり取りの中で1人でも外国籍社員がいたらお知らせや通知を英文で書いて送ります。
会議主催者側の都合で会議のキャンセルを通知する場合
既に開催が無理だという判断のもとにお伝えするときはメールでの「通知」が必要です。リスケの調整などは、その後のメールで参加者たちに交渉していきます。先に皆様の予定に関わる話なので、キャンセル通知は早めに出すと良いでしょう。花子さんは社内の会議メンバーに以下のような英文を作成して通知をしました。
会議日程が変更します： The date of the meeting has been changed from Wednesday to Friday. A manager’s meeting for sales strategy has been scheduled for May 6 at 10am. Please be informed that meeting on May 1st has been cancelled.
会議場所を変更するとき： This is to inform you of the meeting venue change to Sakura Room.
キャンセル通知を送るタイミングでリスケ日が決まっているのであれば： Please note that our next meeting has been rescheduled for May 30th Please be advised that the conference call has been moved to 8:30am instead of 8:00 am 以上のようなお伝えも良いと思います。
クライアントにキャンセルをお伝えする場合
花子さんの所属するＩＴ戦略部は外国にある企業とオンライン会議の頻度が高いほうです。外部のクライアントとのアポイントをキャンセルするときは、日本語メールと同様に謝罪と理由をお伝えし、可能であればリスケ゚の日程候補をおたずねするなど、やり取りを切らさない事が重要です。
このような内容であれば相手に失礼が無いでしょう。
I am afraid I won’t be able to attend an appointment this afternoon which your team has invited me. With regard to reschedule our appointment, I apologize for my delay in setting the time. Would it be acceptable to reschedule the next week? If your team can schedule of next week permits, please let me know when convenient and what date is good. If next week is not convenient, please let me know the date and time your team prefer. 日本語訳（ニュアンス含めてこういう感じです）：本日午後に招待を頂いたアポイントですが、誠に恐れ入りますが私は出席が出来なくなりました。今回のアポイントに関して日程（時間）の設定が遅くなりまして申し訳ございませんでした。来週、リスケを頂くことは可能でしょうか？もし御社のチームが来週開催が可能でしたら、どちらの日程がご都合宜しいか教えて頂けないでしょうか？もし来週はご都合悪い場合は、チームの皆様のご都合宜しい日とお時間を教えて頂けないでしょうか？
他にもあるキャンセルをお伝え出来る例文4点：
I regret to inform you that I have to cancel out appointment on 5/10.
I am sorry that I will be out of the office on the date you mentioned.
I am afraid that I am not available on 12/10.
I am sorry that I am unable to attend the meeting due to an urgent matter.
※ご自身が直接クライアントにキャンセルをお伝えする場合はthat以下はIですが、チームアシスタントや秘書として発信する場合は、that 以下はIでは無く、our team / My boss(実際のお名前)を置きます。
いかがでしょうか？
ビジネス英語メールは短くて分かりやすい表現が好まれます。誤解を生まないやり取りが重要に思います。失礼のない表現を使いこなす事で慣れて行けると良いですね。そこで、今回は学んで損は無いビジネス英語メールの例文集を楽天やアマゾンから見つけてきました！
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最後まで読んで下さってありがとうございます。
引き続きまたビジネス英語メールについて書いていきたいと思います。
