みなさん、こんにちは！数多くのビジネス英語メールブログがある中で、こちらにご訪問頂きありがとうございます。今回は、英語で「会議案内メール」を送る際の英文について特集しました。Slackでも会議通知を出したりする時代ですが、英文メールと変わりはありません。
登場人物は日本にある日本企業のIT戦略部チームでチームアシスタントして働いている山田花子さんです。
花子さんの業務で必要なビジネス英語メールを使用しているというシチュエーションです。
花子さんの会社は社内の1/4は外国籍社員が在籍、やり取りの中で1人でも外国籍社員が居る場合は、お知らせや通知を英文で書いて送ります。
（社内）会議を開催します
チームや部署間での日程調整も終わり、会議のホストを務める花子さんが会議開催の通知を出席者にお伝えをします。花子さんの通知内容を日本語と英語で書いてみたいと思います。
会議開催のお知らせ①： オンライン会議の開催の場合は、開催場所をオンラインと記すだけで良いでしょう。また、社外のクライアントとの会議に利用しても問題の無い英文です。 件名：販促についてのIT戦略会議日程のご連絡（5月6日9時-10時/大阪支社の第３会議室） ご出席の皆様 5月6日9時-10時に販促についてのIT戦略会議が予定されています。どうぞ間違いなくご参加ください。場所は大阪支社の第３会議室で開かれます。会議の目的は、新製品の影響度について話し合うことです。ご欠席の場合は、代理の方を出席させてください。ご出席については山田花子までご連絡ください。ご多忙とは存じますが、ご出席いただければ幸いです。 Subject: IT strategy meeting for sales promotion meeting (May 6th 9-10am / meeting room No. 3 at the Osaka office) Dear Attendees, IT strategy meeting for sales promotion has been scheduled for May 6 at 9am (until 10am). Please make sure that you are present. The meeting will be held in a meeting room No. 3 at the Osaka office. The purpose of the meeting is to discuss the impact of our new products. Please send someone on your behalf if you are unable to attend. If you cannot attend, contact me anytime. I hope your schedule will allow you to participate in the meeting. Best Regards, Hanako Yamada
会議開催のお知らせ②： 社内会議で便利な英文の通知フレーズです。とてもシンプルなので小規模な打ち合わせのときはこちらで十分でしょう。 複数の会議をお伝えするときに役立つ書き方としては以下のような伝え方はいかがでしょうか。 We will discuss the following at the meeting.又は Our next meeting is scheduled as below. June 3rd, 12-13pm, online June 6th, 12-13pm, online 1文だけでお伝えする書き方もあります。 The next meeting is scheduled for the afternoon of 4/16. This is to let you know that our next sales meeting will be held on July 5th.
知っていると便利なお役立ちフレーズ
会議の変更やキャンセルなどをお伝えする英文フレーズとしてぜひご利用ください。
会議日程が変更します： The date of the meeting has been changed from Wednesday to Friday. A manager’s meeting for sales strategy has been scheduled for May 6 at 10am. Please be informed that meeting on May 1st has been cancelled.
会議場所を変更するとき： This is to inform you of the meeting venue change to Sakura Room.
キャンセル通知を送るタイミングでリスケ日が決まっているのであれば： Please note that our next meeting has been rescheduled for May 30th Please be advised that the conference call has been moved to 8:30am instead of 8:00 am 以上のようなお伝えも良いと思います。
また、リスケの打診をする場合の聞き方として： I am sorry to inform you that I am unable to have our scheduled conference call tomorrow. I would appreciate it if we could reschedule the meeting to next week. 大まかで良いのでリスケをした理由も加えると良いと思います。
いかがでしょうか？
日程調整をした後の会議通知やアポイント確定のご連絡は日本語でたくさん経験されているのであれば、英文でも困る事はありません。気の利いた言い回しや表現は慣れないうちは意識しなくて良いと思います。また、先方から返信される英文も非常に勉強になります。本日は、学んで損は無いビジネス英語メールの例文集を見つけてきました！
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最後まで読んで下さってありがとうございます。
引き続きまたビジネス英語メールについて書いていきたいと思います。
